Ein Loblied auf Buchungstools

Hello! Eure liebste Toolfluencerin Kato ist am Start und will heute über ein Thema reden, das auf den ersten Blick sehr langweilig, bürokratisch und „too much“ wirkt: Kalender- und Buchungstools. (So, und Kato hört jetzt auf, in der dritten Person über sich zu reden.)

Kurz zur Definition: Ein Buchungstool ist ein Tool, das an deinen (elektronischen) Kalender angebunden ist und Menschen* die Möglichkeit gibt, selbstständig einen Termin auszuwählen und zu reservieren. *z.B. Neukund:innen für ein Vorgespräch, bestehende Kund:innen für einen Retainertermin, Freelancer-Kolleg:innen zur kollaborativen Arbeit an einem Projekt…

Das größte Argument, das Anbieterunternehmen für Buchunstools wie Acuity, Calendly und Co haben, ist: „Wir machen es einfacher, ohne hin und her Termine zu finden.“

Und das stimmt auch! Aber darüber hinaus haben Buchungstools noch weitere Vorteile. Und da ich in den letzten Tagen erst mit zwei verschiedenen Leuten über Buchungstools geredet von Buchungstools geschwärmt habe UND meine Lieblings-Appschmiede Appsumo ein neues Buchungstool auf den Markt gebracht hat, das ich testen werde, will ich euch neben der Zeitersparnis weitere Vorteile verraten, die ich bemerkt habe, seit ich Buchungstools nutze:

Mein E-Mail-Postfach ist weniger voll

Wenn das „kannst-du-Dienstag-ach-nee-nur-nachmittags-dann-lieber-Mittwoch“-E-Mail-Ping-Pong entfällt, spare ich nicht nur Zeit, sondern es entstehen auch weniger irrelevante E-Mails, die mein Postfach vollmüllen. Im besten Fall läuft es so:

  • Jemand findet meine Ecke des Internets (siehe hier)
  • Die Person schreibt eine E-Mail mit einer Anfrage
  • Ich antworte mit „ja klingt cool, lass quatschen, such dir hier einen Termin raus und ich ruf dich zurück: [Buchungslink]“
  • Die Person bucht einen Termin
  • Ich rufe an
  • Magic ✨

Die Leute kommen beim Vorgespräch auf den Punkt

Vorgespräche sind der am häufigsten genutzte Use Case für mein Buchungstool. Dabei ist die Kategorie Vorgespräch mit 20 Minuten gelabelt – was für die Buchenden auch deutlich sichtbar ist. Schon oft habe ich am Telefon gehört: „Wir haben ja nur 20 Minuten, da mache ich mal lieber hinne“ Super! Nicht, weil ich möglichst wenig Zeit am Telefon verbringen will, sondern weil das Gespräch für beide Seiten einfacher verläuft, wenn mein Gegenüber sich vernünftig vorbereitet hat und auf den Punkt kommt.

Mentale Entlastung

Wenn jemand einen Termin bucht, landet der ja automatisch in meinen Kalender – ich muss nichts machen und nicht nachdenken. Geil. Noch besser: Das Tool erinnert die Person einen Tag und eine Stunde vorher nochmal. Megageil. Und als Sahnehäubchen on Top: Wer den Termin umbuchen will, kann das selber machen. Obermegageil.

Tatsächlich hatte ich genau den Use Case diese Woche: Ich hatte zwei Interviews für den didn’t cancel; went digital Podcast vereinbart (auch dafür nutze ich mein Buchungstool!), aber beide Interviewpartner:innen hatten keine Zeit. Die eine hat den Termin selbstständig umgebucht, der andere hat sich per Mail bei mir gemeldet und gefragt. Letzteres war natürlich menschlicher und persönlicher, ABER jetzt habe ich mir den neuen Termin nur als ganz normalen Kalendereintrag für Montag in den Kalender geschrieben – automatische Erinnerungen kriegt Tobias in dem Fall nicht. (Wehe du versetzt mich wieder! ?)

Boundaries (everyone’s Lieblingsbegriff)

vielleicht findest du die Vorstellung unangenehm, dass jemand „einfach so“ einen Termin in deinen Tag legen kann. Kann ich nachvollziehen! Dafür gibt es in guten Buchungstools passende Einstellungen, zum Beispiel:

  • An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten du verfügbar bist
  • Wie viel Vorlaufzeit für einen Termin notwendig ist (z.B. mind. 24h zwischen Buchung und Termin)
  • Wie viel Pause zwischen zwei Terminen nötig ist
  • Wie viele Tage/Wochen im Vorlauf eine Buchung möglich ist

Außerdem kommuniziert der Kalender in beide Seiten – d.h. wenn ~theoretisch~ Dienstagsvormittags deine Call-Zeit ist, du da aber schon einen anderen Termin hast, checkt das Tool das und zeigt dieses Zeitfenster nicht an.


Wie ihr seht, finde ich Buchungstools mega praktisch. Ich benutze übrigens aktuell Meetfox. Die Software wurde in Österreich entwickelt, kombiniert Terminbuchung mit einer eigenen Videolösung und sogar einer Bezahlfunktion und war ein AppSumo-Deal-Schnäppchen. Auch wenn ich mit Meetfox sehr zufrieden bin, werde ich mir die neue AppSumo-eigene Lösung TidyCal auf jeden Fall auch angucken. AppSumo schafft es immer, den Use Case einer Software sehr gut zu verstehen und ihr einen eigenen Twist zu geben (siehe hier mein Blogpost über das Newslettertool Sendfox).

Blogpost coming soon! Übrigens, wenn ihr über diesen Link euren ersten Kauf bei AppSumo tätigt, bekommt ihr einen $10 Gutschein, den ihr direkt einlösen könnt, und ich bekomme ebenfalls $10 Guthaben für mein nächstes Tool.

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